ペーパーレス会議

タブレットを使いペーパーレス会議

会社では従業員全員にiPad miniを貸与しています。キャリアSIMを使っておりますので、どこでも閲覧できるようにしています。ペーパーレス会議を目指しており、主に使用しているアプリはevernoteとsugarsyncです。会議でのレジュメはevernoteにてテキスト入力または紙資料をスキャンニングしてPDFデータ化し、それを貼りつけています。各種マニュアルや永久保存的な資料などはsugarsyncに入れ、いつでもすぐに見られるようにしています。
ペーパーレス会議にすることのメリットは、やはり紙コストの削減というのもありますが、紙資料を配布すると個人によって管理方法が違ってきますので、後日に「あの資料を見て」などと指示をする時に従業員が確実にその資料を保存管理しているかというのは従業員個人の管理に頼るしかありません。一方、端末にて一元管理をしていれば、「evernoteのどこどこにある」と的確な指示が出来ます。
また、会議に向けてあらかじめレジュメを共有させておくことにより、従業員は事前にいつでもどこでも、そのレジュメを見る事が出来ますので、それによって意見などをまとめておくことが出来るため、会議進行がかなりスムーズになります。これは紙資料でも事前配布によって可能なのですが、必要な資料やマニュアルをリンクさせておくことによって以前に配布した資料なども再度参照しやすくなります。

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